Sénégal Institution Bilatérale de Développement recrute 01 Chargé(e) de Gestion, Logistique, Achats et Moyens Généraux

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Mission

Rattaché(e) hiérarchiquement au Pôle Gestion de l’agence locale, vous serez en charge de la gestion des achats, des moyens généraux et de la logistique.

Activités Principales

Gestion des achats

• • Organisation des consultations des entreprises, préparation des engagements/bons de commande et des contrats ;
  • Préparation des paiements, suivi des factures (initiales, intermédiaires, finales) en lien avec le budget ;

• Tenue et mise à jour d’une base de données fournisseurs/prestataires ;
• Relations et négociations avec les fournisseurs et les prestataires ;
• Tenue d’un tableau de bord des contrats de prestation, suivi de leur exécution, préparation de leur renouvellement ou de leur mise en concurrence.

Gestion du patrimoine immobilier (bureaux et logements), des équipements (bureaux et logements) et du parc motorisé de l’agence

• Tenue des inventaires ;
• Tenue du tableau de bord d’entretien du parc motorisé ;
• Identification et cotation des besoins d’entretien ou d’intervention courants ;
• Identification et cotation des besoins d’investissement ;
• Travaux : consultation des entreprises, préparation des contrats, participation active à l’organisation des travaux et aux réunions de chantier, suivi des travaux;
• Supervision et suivi des interventions des prestataires (compte-rendu de visite, mise en oeuvre des instructions/recommandations, …).

Autres

• Sous la supervision de la Direction, point focal sécurité agence :

Mise à jour du document de sécurité de l’agence et suivi de la mise en oeuvre des recommandations du plan d’action sécurité ;

Supervision du travail et de l’application des consignes données à la société de gardiennage de l’agence ;

Organisation des tests incendies deux fois par an ;

Soutien à l’accueil des nouveaux collaborateurs (plaques d’immatriculation, carte d’étranger, déclaration des employés, etc.)

• Contribution à l’élaboration, à la mise à jour et au suivi de l’application des notes de services relatives à la gestion des achats, budget, patrimoine et sécurité ;
• Supervision du chantier d’archivage de l’agence.

Compétences spécifiques attendues

• Mettre en oeuvre les processus, appliquer les procédures et les règles, suivre les workflow;
• Vérifier et contrôler les données, informations, pièces justificatives, documents et apprécier leur conformité à une règle, procédure ;
• Contrôler la cohérence et fiabiliser les données ;
• Mettre en oeuvre / contrôler la mise en oeuvre des obligations légales et conventionnelles ;
• Identifier et référencer des fournisseurs ou prestataires ;
• Gérer le processus achat, depuis l’appel à manifestation d’intérêt jusqu’à la signature du contrat ;
• Négocier les contrats (coût, modalités, prestation) ;
• Gérer et valoriser le patrimoine immobilier ;
• Construire et gérer la relation avec le client interne / les métiers ;
• Gérer la relation avec les fournisseurs et prestataires ;
• Élaborer et suivre un budget ;
• Produire un document (CR, tableaux de bord) selon les règles de présentation requises ;
• Apprécier l’ordre de priorité et hiérarchiser les actions en fonction des sollicitations internes ou externes.

Profil

• Etre titulaire d’un Bac +2 en Gestion des Entreprises, Logistique ou équivalent ;
• Une formation complémentaire en logistique et/ou droit des contrats serait un atout ;
• Justifier d’une expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire en entreprise, ONG ou bailleur international;
• Avoir la maîtrise des principaux outils bureautiques indispensables (Excel, Word, Outlook);
• Etre rigoureux(se), organisé(e) et strict(e) sur le respect des délais et des procédures ;
• Etre autonome, avoir le sens de l’initiative, avec une grande capacité de travail ;
• Avoir des capacités relationnelles avérées, le sens de la négociation et le leadership ;
• Etre discret(ète) et avoir le sens de la confidentialité.

 

Détails du poste

• Date d’expiration : January 21, 2020
• Type de mission : Temps plein
• Niveau de la mission : Tous
• Années d’expérience : 5
• Information sur la rémunération : Négociable

Comment postuler ?

Merci d’envoyer votre candidature (CV + Lettre de Motivation) à l’adresse ecoafrique@eco-afrique.com avec en objet le code GLA_3012