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L’Agence universitaire de la Francophonie (AUF) regroupe 1007 universités, grandes écoles, réseaux universitaires et centres de recherche scientifique utilisation la langue française dans 119 pays. Créée il y a près de 60 ans, elle est l’une des plus importantes associations d’établissements d’enseignement supérieur et de recherche au monde. Elle est également l’opérateur pour l’enseignement supérieur et la recherche du Sommet de la Francophonie.
Rejoindre l’AUF, c’est avoir l’opportunité de travailler dans un environnement dynamique, pluriculturel et engagé dans le développement économique, social et culturel des sociétés.
I- PRÉSENTATION
Installée à Bruxelles depuis 2001, la Direction régionale Europe de l’Ouest anime un réseau de 218 membres dans 13 pays : Allemagne, Andorre, Belgique, Espagne, France, Grèce, Israël, Italie, Luxembourg, Malte, Portugal, Royaume-Uni et Suisse.
En collaboration entre la Direction régionale Europe de l’Ouest et la Direction des projets, le/la responsable de projets participe au développement et au maintien de relations de coopération avec les institutions clés de l’Union européenne et autres bailleurs de fonds, les partenaires multilatéraux, notamment dans les pays francophones émergents, politiques et administratifs des consortia réunis autour de l’AUF.
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Il/elle assure l’ingénierie (montage, gestion, suivi et évaluation) des programmes et projets interrégionaux d’envergure en vue d’atteindre les résultats attendus pour l’AUF.
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Il/elle assure le pilotage, la planification, le suivi des projets internationaux en coordonnant l’ensemble des activités liées au déploiement des programmes et projets pour le compte de l’AUF.
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Il/elle participe aux décisions majeures, en tant qu’interlocuteur/trice des différents partenaires et acteurs clés de ces programmes et projets.
II – PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
Assurer le pilotage et la coordination de projets d’envergure internationale, notamment européens
- Effectuer les recherches et les prises de contact préalables au montage de projets
- Coordonner et participer au montage de projets, non exclusivement académiques sur appels d’offres européens par sollicitation et/ou proposition
- Produire ou participer à la consolidation des rapports d’activité des projets en gestion directe ou en partenariat
- Piloter et contrôler, à chaque étape, les différentes activités des projets européens et internationaux en gestion directe par la Direction régionale Europe de l’Ouest ou en partenariat, incluant le suivi des résultats et des livrables
- Rédiger des notes, communiqués, articles sur les projets réalisés pour diffusion interne et externe
- Piloter et contrôler, à chaque étape, les différentes activités des projets européens et internationaux en gestion directe par la Direction régionale Europe de l’Ouest ou en partenariats.
- Coordonner la préparation et le suivi des réunions des différentes instances de gouvernance des projets
Assurer le suivi, le montage et la gestion de projets d’envergure internationale, notamment européens
- S’assurer du respect des politiques, normes, procédures et échéanciers établis pour les projets et ses partenaires financiers externes
- Assurer un dialogue avec les partenaires financiers externes et superviser la reddition de comptes qui respecte leurs procédures de transparence et de bonne gestion et participer aux comités de suivi des projets
- Mobiliser, encadrer et coordonner les équipes et les réseaux concernés par les projets
- Gérer et optimiser l’utilisation des ressources allouées (humaines, financières et matérielles)
- Utiliser et mettre à jour les outils de pilotage et suivi de projets sur une base régulière
- Rendre compte de l’état d’avancement des projets, notamment en tenant des revues de projets et en produisant des indicateurs de suivi/tableaux de bord
- Prévoir les risques et prendre les mesures nécessaires pour assurer l’exécution du travail réalisé dans les projets
- Répartir les responsabilités entre les membres des équipes participant à un projet conformément au cadre établi : objectifs, échéancier, définition des rôles et des responsabilités, budget, résultats, livrables, indicateurs etc.)
Assurer le déploiement et la mise en œuvre opérationnelle des projets d’envergure internationale, notamment européens
- Proposer et veiller à la bonne exécution des budgets nécessaires à la mise en œuvre des activités des projets dans le respect des règles administratives de l’AUF et des conventions de partenariat
- Faciliter la représentation des différents membres des consortia de projets dans les manifestations internationales
- Restituer les comptes auprès des instances de direction et de contrôle de l’AUF
- Être l’interlocuteur/trice des partenaires techniques et financiers impliqués dans les projets et piloter le suivi de l’exécution technique et financière de ces appuis
- Contribuer à la communication sur les programmes et projets (supervision des informations sur le site internet du projet, participation à des conférences et manifestations scientifiques, vérification de la promotion du programme sur les réseaux et médias sociaux, etc.)
- Contribuer, en appui aux porteurs de projets, aux recherches de financement et en particulier veiller à la constitution de dossiers pour des levées de fonds, demandes de partenariat, de subventions, etc.
Garantir un relai efficace de gouvernance entre la Direction régionale Europe de l’Ouest et l’ASBL chargée des relations avec l’Union européenne
- Participer à l’organisation des instances de gouvernance de l’ASBL AUF DRUE, juridiquement responsable des projets européens.
- S’assurer de la mise en œuvre des décisions de l’ASBL.
- Contribuer à la constitution du budget et du rapportage annuels de l’ASBL
Mettre en œuvre de la démarche qualité dans les projets et en assurer la gestion des équipes
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Participer à la conception et à la mise en œuvre de la démarche qualité de l’AUF et/ou des partenaires financiers
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Contribuer à la conception et accompagner la mise en place de procédures de suivi-évaluation-apprentissage de projets et procéder aux ajustements nécessaires
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Superviser et encadrer les membres des équipes projet
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Contribuer à la conception et/ou à l’animation de formations dans son domaine d’expertise
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Contribuer à la conception de méthodologies et supports dans son domaine d’expertise
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Animer régulièrement des réunions d’équipe en vue d’assurer une circulation efficace de l’information pour les projets
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Favoriser et valoriser la cohésion d’équipe en suscitant l’engagement, la collaboration et la confiance mutuelle
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Évaluer, reconnaître, mobiliser et valoriser le travail des membres de l’équipe travaillant sur les projets
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Veiller au renforcement des relations avec les pays où le programme est déployé, à la prise en compte des politiques et priorités de ces pays, à la mobilisation et au renforcement de leur expertise nationale
III – QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES
Formation
- Formation universitaire de deuxième cycle ou diplôme équivalent en gestion de projets, sciences politiques, relations internationales, ou tout autre domaine pertinent
Expérience
- Minimum 3 années d’expérience en gestion de projets de coopération internationale, notamment projets européens
- Expérience confirmée en gestion et encadrement d’équipe de projet
- Expérience significative au sein des institutions de l’Union européenne
- Expérience dans le secteur académique, un atout
- Expérience dans un contexte international et multiculturel, un atout
Compétences
- Connaissance des méthodologies de gestion de projets
- Capacité à accompagner, planifier, suivre et analyser un projet sous tous ses aspects (logistique, budgétaire, ressources humaines, matériel)
- Capacité à encadrer et mobiliser les membres d’une équipe
- Capacité à concevoir et mettre en œuvre des stratégies partenariales
- Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
- Bonne connaissance de l’anglais à l’écrit et à l’oral
- Esprit d’analyse et de synthèse
- Rigueur, organisation et méthodologie
- Habiletés rédactionnelles, relationnelles et communicationnelles
IV – CONDITIONS
- Lieu d’affectation : Bruxelles, Belgique
- Durée d’affectation : Contrat à durée déterminée (2 ans, renouvelable)
- Statut du poste : Local
- Date de l’entrée en poste : Mars 2021
- Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Bruxelles
N.B. : Les candidat.e.s qui n’ont pas la nationalité belge ou la résidence d’un pays de l’Union européenne doivent détenir un permis de travail valide.
Ce poste correspond à vos attentes ? Faites-nous parvenir votre curriculum vitæ et lettre de motivation, à partir du site de l’AUF : https://www.auf.org/ (Offres d’emploi) avant le 7 mars 2021 à minuit – heure de Bruxelles. Seuls les dossiers de candidatures comprenant les documents requis seront considérés.
L’Agence favorise la parité.
Bien que toutes les candidatures soient analysées avec attention, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues.
Nous vous remercions de votre intérêt envers l’AUF et vous invitons à nous suivre sur nos réseaux sociaux.
postuler ici : https://recrutement.auf.org/?page=confirm&rrid=420
