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Supérieur hiérarchique direct : Chief Financial and Operations Officer (CFOO)
Mission
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- Responsable de toutes les fonctions de la gestion logistique, administrative et de l’approvisionnement, de toutes les politiques et procédures liées à la gestion logistique, administrative et de l’approvisionnement.
- Examiner les données financières et les utiliser pour améliorer leur rentabilité. Effectuer des contrôles de qualité et surveiller les KPIs (Key Performance Indicators ou indicateurs clés de performance) des agents supervisés. Il doit trouver des moyens d’améliorer la qualité du service rendu par le département des Opérations au niveau du bureau international, responsable du recrutement des prestataires, la planification annuel des recrutements, du développement et de la supervision du personnel du département de la logistique.
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- Fournit un appui technique aux Responsables Administratifs et Financiers, au Responsable de la Logistique à Tostan Sénégal.
- Organise et optimise les activités de la logistique à Tostan International, y compris toutes les visites externes (venant de l’étranger) en collaboration avec les Coordinations Nationales concernées.
- Veille à l’entretien du matériel, à l’hygiène et à la sécurité du Bureau de Tostan International.
Responsabilités
Technique
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- Répartir les ressources liées à la logistique (humaines, techniques et matérielles) ;
- Contribuer à mettre en place des supports (protocoles/et ou procédures) pour les demandes des services, en collaboration avec les autres départements concernés, et participer à leur vulgarisation ;
- Enregistrer et traiter les dysfonctionnements liés à la demande et à la réalisation de toute prestation logistique ;
- Contrôler la réalisation des activités et assurer le suivi.
Gestion
Gestion et Procédures :
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- Organiser les activités de la logistique et de l’approvisionnement pour le Bureau international de Dakar ;
- Mettre en place des systèmes d’information pour le suivi de toute activité logistique pour tous les concernés dans le processus, notamment le personnel de soutien du bureau ;
- S’assurer que le département logistique est à l’abri de la fraude ou toute autre tactique pouvant être jugée frauduleuse et pouvant nuire l’image de l’organisation ;
- S’assurer de la mise en œuvre des politiques liées à l’administration et au département de la logistique.
Approvisionnement, entreposage et distribution :
- Coordonner la réception et la sortie du matériel et des fournitures du stock ;
- assurer un inventaire clair et concis chaque mois ;
- Coordonner les besoins d’emmagasinage à court et long terme en accord avec le volume des besoins déterminés par les Départements ;
- s’approvisionner en utilisant les nouvelles technologies,
- assurer une gestion efficace et transparente du département Logistique (demande de cotation, réquisitions, Bon de Commande, factures pro forma, appels d’offres, etc…) ;
- S’assurer que les contrats sont bien négociés, s’alignent avec les politiques de Tostan et sont bien présentés dans le format convenu pour leur validation ;
- S’assurer que le paiement de toutes les marchandises et services rendus est fait à temps, en coordination avec le Gestionnaire de Budget et le département des Finances ;
- Coordonner toutes les activités logistiques et d’approvisionnement avec les autres départements du Bureau International et à travers les autres bureaux de Tostan ;
- Assurer une utilisation efficiente des ressources des bureaux et des véhicules, et d’autres des équipements ;
- S’assurer que les Fournitures et Matériels de Tostan soient bien inventoriés, selon la politique financière et logistique de Tostan ;
- s’assurer que les exigences des bailleurs de fonds soient respectées en la matière ;
- Maintenir un système de traçage des matériels et le mettre à jour comme il se doit ;
- Collaborer avec le département des finances et le responsable du budget, les matériels à disposer selon les politiques de Tostan, et selon les exigences contractuelles du bailleur.
Gestion du Parc Automobile :
- Coordonner la gestion du parc automobile en s’assurant que les véhicules sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (en particulier la consommation de carburant) ;
- Maintenir une vue d’ensemble des besoins d’entretien des véhicules, et des fournisseurs qualifiés pour rendre ces services, etc ;
- Etablir et maintenir des procédures adéquates pour assurer la qualité de ces services.
Gestion du Personnel
- Gérer l’équipe logistique à Tostan International ;
- S’assurer que chaque agent supervisé ait des objectifs et une description des tâches clairement définis ;
- Effectuer à temps l’évaluation des performances des agents supervisés ;
- Contribuer au recrutement et à la formation du personnel de la logistique, y compris le suivi et planning des congés et des absences.
- Gestion du Bureau International et Appui aux autres Coordinations Nationales
- Être le gestionnaire du Bureau international au quotidien en s’assurant que les collègues ont le matériel nécessaire pour la mise en œuvre de leurs activités ;
- Être responsable de tout autre besoin en appui logistique qui peut survenir du bureau international, des autres Coordinations et le TTC.
Compétences clés et critères de slection
Le Responsable des Opérations aura ces différentes compétences :
- Capacité d’élaborer, de mettre en œuvre et d’examiner des politiques et des procédures ;
- Capacité de superviser la budgétisation, la production de rapports, la planification et la vérification ;
- Compréhension des documents juridiques et réglementaires nécessaires ;
- Capacité de résoudre les problèmes et de saisir les occasions qui se présentent à l’entreprise ;
- Capacité à nouer des alliances et des partenariats avec d’autres organisations.
Niveau requis
Minimum BAC + 4 ; Diplômé(e) en Management des Opérations, ou en Approvisionnement, ou dans un domaine connexe
Expérience
- Expérience de 5 ans au minimum en gestion des opérations et en supervision d’une équipe ;
- Compréhension de la gestion financière et de la budgétisation ;
- Capacité d’établir un consensus et des relations entre les gestionnaires, les partenaires et les employés ;
- Une forte réactivité, afin de prendre les bonnes décisions en cas de problème, quel qu’il soit
- Excellentes aptitudes à la communication aussi bien écrite qu’orale ; et une bonne compréhension de la gestion financière.
Compétences linguistiques
Français (courant), Anglais (courant), Wolof (courant),
Comment postuler ?
Envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à hr@tostan.org.
Merci de préciser « Responsable des Opérations » dans l’objet de l’e-mail. Veuillez noter que les candidatures dont les consignes ou dossiers sont incomplets ne seront pas prises en compte.
