Gestionnaire département

À propos de l’Université Queen’s

L’Université Queen’s est l’université canadienne à forte intensité de recherche qui offre une expérience d’apprentissage étudiant transformatrice. Ici, l’expérience professionnelle est aussi diversifiée qu’intéressante. Nous avons des opportunités dans plusieurs domaines de la recherche mondialement reconnue, de l’administration des facultés, de l’ingénierie et de la construction, de l’athlétisme et des loisirs, de la production d’électricité, des services partagés d’entreprise et bien d’autres.

Nous nous engageons en faveur de l’équité en matière d’emploi et de la diversité en milieu de travail et nous accueillons favorablement les candidatures de personnes issues de groupes en quête d’équité tels que les femmes, les minorités racialisées / visibles, les peuples autochtones / autochtones, les personnes handicapées, les personnes qui s’identifient dans la communauté LGBTQ + et d’autres qui reflètent la diversité de la société canadienne.

Venez travailler avec nous!

Résumé du travail

Relevant du chef de département, le chef de département est responsable de la gestion et de l’administration efficaces de toutes les opérations ministérielles et de l’assister dans la planification stratégique et opérationnelle à long terme. Le titulaire contribue aux réunions stratégiques au cours desquelles des décisions sont prises en matière de dotation et de budget.
Le chef de département dirige les services administratifs et techniques du département, soutenant toutes les activités d’enseignement et de recherche, dans les programmes de deuxième et de deuxième cycle. Les activités principales comprennent la planification financière, la budgétisation, les prévisions, la gestion des ressources humaines, l’approvisionnement, la gestion des installations, la gestion de la santé et de la sécurité, la conformité réglementaire et les communications pour soutenir toutes les activités d’enseignement et de recherche. Le gestionnaire sert de liaison avec les autres unités administratives de l’université pour s’assurer que les exigences opérationnelles du département sont respectées.

Job Description

RESPONSABILITÉS CLÉS:
Gestion des ressources humaines
• Planifie, hiérarchise et gère le travail des employés, en fournissant des conseils, des orientations et du coaching stratégiques et tactiques. Identifie le besoin de ressources en personnel, participe aux comités de dotation et fait des recommandations efficaces concernant la sélection des employés.
• Gère le rendement en établissant des normes de rendement, en examinant et en évaluant le rendement et en effectuant des examens officiels du rendement de façon continue.
• Évalue les besoins de formation et de perfectionnement du personnel et s’assure que les employés reçoivent la formation nécessaire pour améliorer et maintenir une performance réussie.
• Enquêter, aborder et résoudre les problèmes de relations de travail avec les employés, y compris prendre des décisions concernant les questions disciplinaires et de congédiement. Fournit un soutien aux membres du corps professoral pour le recrutement pour les postes de contrat de recherche, les chercheurs invités, le personnel postdoctoral et les besoins d’emploi d’été.

Gestion des opérations
• Supervision de toutes les exigences administratives pour les programmes d’études supérieures, de premier cycle et de recherche du département. Nécessite une connaissance approfondie des besoins et des priorités du programme, en étroite collaboration avec le chef de département et les professeurs. Un suivi et une évaluation cohérents de tous les aspects du soutien au sein du ministère sont entrepris afin d’identifier un service efficace dans un environnement en évolution.
• Responsable de la supervision de tous les processus de santé et sécurité et des exigences réglementaires, y compris les audits mensuels, les exigences du SIMDUT et des soins aux animaux, les procédures de laboratoire et les manuels de sécurité; agir en tant qu’agent de sécurité du ministère ou assurer la liaison avec ce rôle pour assurer le respect des règles de sécurité.
• Gère le personnel administratif qui aide les membres du corps professoral à attribuer des assistants d’enseignement pour les cours de premier cycle, les bourses des étudiants et les programmes de financement de la recherche, la collecte et l’enregistrement des notes, et les changements de curriculum pour les programmes de premier cycle et des cycles supérieurs et le calendrier du programme pour les cours de premier cycle.
• Fournit un soutien au département pour la coordination des services contractuels auxiliaires, les événements spéciaux du département, les activités des anciens et les conférences. Agit en tant que membre de comités départementaux et universitaires selon les besoins, tels que: Groupe consultatif sur la biologie animale, Comité des opérations de biologie, Comité universitaire de protection des animaux, Comité mixte de santé et de sécurité de la Faculté des arts et des sciences, Comité de sécurité biologique et Groupe de mise en œuvre de la sécurité personnelle.
• Crée un environnement de travail positif qui soutient et promeut une culture de diversité et d’inclusion qui respecte et intègre différentes perspectives dans la prise de décisions

Gestion des installations
• Gère les opérations d’une gamme d’installations, notamment des laboratoires, des laboratoires d’équipement commun, un atelier technique, un centre de soins aux animaux, le microscope confocal et le Phytotron. Cela implique la coordination des rénovations, le partage des principaux équipements de recherche (conception, approvisionnement / fabrication, formation et maintenance), les systèmes informatiques des bureaux du ministère, les logiciels, la documentation à l’appui et l’approvisionnement en fournitures.
• Recommander et mettre en œuvre des changements à la politique et aux procédures, au besoin, pour s’adapter aux nouvelles technologies, aux nouveaux professeurs ou pour se conformer aux organismes de réglementation externes à l’université.
• Maintient les protocoles de sécurité et d’accès; gère les allocations d’espace, les rénovations et l’entretien des bâtiments.
• Assure la liaison principale avec les fournisseurs de services et fabricants externes ainsi qu’avec le personnel de service de l’université des installations physiques et des services de technologie de l’information.

Gestion financière
• Compile et analyse les données statistiques et financières; élabore et présente des rapports pour le chef de département sur les aspects clés de la gestion financière, soulignant les domaines de préoccupation avec des recommandations de mesures correctives
• Prépare le budget annuel; prépare des rapports pour les projections et les scénarios; gère les comptes de fonctionnement, de recouvrement des coûts, de tests spécialisés, de fiducie, de dotation et de recherche du ministère; dirige et examine le travail des fonctions de comptabilité générale et budgétaire pour les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses; autorise les achats et les locations pour toute la gamme des fournitures et de l’équipement du Ministère; rapprochement trimestriel des comptes créditeurs.

Communications du Ministère
• Participe à la planification, à l’élaboration et à la production de publications / documents graphiques / fil Twitter pour répondre aux besoins de communication et de marketing internes et externes du Ministère; supervise l’entretien du contenu du site Web.
• Autres tâches nécessaires au soutien du Département de biologie.

QUALIFICATIONS REQUISES:
• Diplôme universitaire, de préférence en sciences, en ingénierie ou en affaires
• Plusieurs années d’expérience en gestion de plus en plus responsable, y compris la supervision du personnel administratif et technique, la gestion financière, les communications, la planification et les responsabilités de projet
• Travail antérieur dans une université ou autre université l’environnement est un atout
• Expérience en gestion d’installations scientifiques est un atout
• Connaissance des conventions collectives et expérience de travail dans un environnement syndiqué
• Connaissance approfondie de la politique et des systèmes administratifs de l’université. Connaissance des codes de construction, de sécurité et d’exploitation pertinents, au besoin
• Une combinaison équivalente d’études et d’expérience peut être envisagée

COMPÉTENCES SPÉCIALES:
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes
• Capacité d’analyser les informations comptables et budgétaires pour identifier les opportunités potentielles et les domaines de préoccupation
• Compétences éprouvées en gestion de projet et de changement
• Flexibilité, initiative et ingéniosité pour travailler de manière indépendante à un niveau élevé
• Capacité à faire face avec des demandes multiples, gérer des priorités concurrentes et respecter les délais
• Bon jugement, tact et discrétion
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, y compris en rédaction commerciale et en présentation; capable d’influencer sans autorité directe.
• Excellentes compétences interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement avec les étudiants, les professeurs, le personnel technique et administratif, et les fournisseurs externes, les spécialistes et les organisations
• Capacité à motiver et à créer un environnement de travail solide et inclusif
• Capacité à travailler dans un environnement collaboratif avec une orientation vers le service
• Capacité d’apprendre les logiciels de comptabilité et de gestion spécifiques à Queen tels que PeopleSoft, et de soutenir leur utilisation par d’autres dans le département
• Familier avec les systèmes d’exploitation informatiques courants dans les environnements universitaires et compétent dans l’utilisation du traitement de texte standard, feuille de calcul, base de données, site Web logiciel de création et de présentation
• Compréhension de base de l’infrastructure informatique institutionnelle et de la sécurité des réseaux
• Capacité de base à dépanner des systèmes de construction modernes et des équipements scientifiques complexes afin de gérer efficacement le support technique à la fois sur le campus et des sources externes

PRISE DE DÉCISION:
• Prendre des décisions concernant les opérations, les activités financières et de communication
• Faire des recommandations sur les changements à apporter aux plans d’affaires et les décisions de dotation connexes
• Évalue les candidats et fait des recommandations efficaces sur les embauches appropriées.
• Prend des décisions et / ou des recommandations efficaces concernant les transferts et les promotions.
• Évalue le rendement des employés et décide de la formation ou du coaching approprié pour remédier au manque de compétence dans l’exercice des responsabilités ou des mesures correctives pour les situations disciplinaires du personnel.
• Évalue le résultat de l’enquête des griefs et formule des recommandations efficaces sur la marche à suivre appropriée ou les prochaines étapes concernant les griefs.
• Fait des recommandations efficaces sur le niveau de discipline jusqu’au congédiement et à la fin du stage
• Prend des décisions sur les problèmes quotidiens des installations et sur les projets de rénovation
• Fournit une expertise aux professeurs et aux étudiants pour déterminer les besoins en installations et en équipement
• Par l’analyse et l’observation, et consulter d’autres membres du personnel, déterminer les politiques et procédures appropriées et décider de la façon dont les modifications doivent être proposées et mises en œuvre
• Travaille en étroite collaboration avec le chef de département pour élaborer / réviser et mettre en œuvre les politiques, conseiller sur les questions financières et de gestion des risques
• Détermine les stratégies appropriées pour assurer une gestion de projet réussie
• Détermine quand informer le chef de département de toute situation qui pourrait avoir un impact négatif sur le département et formule des stratégies de mesures correctives
• Assure une surveillance budgétaire pour l’achat de fournitures, de mobilier, de matériel / logiciel et d’équipement pour les besoins des bureaux, des laboratoires et de la recherche
• Détermine les mesures appropriées pour gérer les urgences conformément aux procédures départementales et universitaires (par exemple, les inondations, etc.)
• Résout les problèmes d’allocation des ressources pour les laboratoires d’enseignement, les problèmes d’espace pour le matériel de recherche et le matériel pédagogique partagé
• Consulte et coordonne avec d’autres unités du Complexe des biosciences
• Coordonne avec PPS la fermeture des services du bâtiment (eau, vapeur, air, gaz, projets d’entretien et de rénovation du bâtiment).
• Responsable de la révision et du renouvellement de la maintenance des accords et contrats de service pour le matériel de recherche et d’enseignement

Énoncé sur l’équité en matière d’emploi et l’accessibilité

L’Université invite les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Queen’s est attachée à l’équité en matière d’emploi et à la diversité en milieu de travail et accepte les candidatures de femmes, de minorités visibles, de peuples autochtones, de personnes handicapées et de personnes de toute orientation sexuelle ou identité de genre. Conformément aux exigences en matière d’immigration canadienne, la priorité sera accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

L’Université offre un soutien dans ses processus de recrutement aux candidats handicapés, y compris des mesures d’adaptation qui tiennent compte des besoins d’accessibilité d’un candidat. Les candidats nécessitant des mesures d‘ adaptation pendant le processus de recrutement sont priés de communiquer avec les ressources humaines à hradmin@queensu.ca .