Administrateur(trice) des comptes de recherche (MR1279)

Les tâches et responsabilités principales consistent notamment à conseiller les chercheurs, les étudiants et le personnel sur :

Gestion de fonds :

• Comprendre et mettre en application les politiques et les procédures de l’Université et des organismes subventionnaires.
• Évaluer et imposer la conformité aux politiques pour veiller au respect des contrôles requis.
• Assumer la liaison avec les Services financiers (Recherche et fonds affectés) et avec le Service des subventions de recherche en ce qui a trait aux nouveaux fonds et aux renouvellements.
• Aider les chercheurs quant aux aspects pertinents des étapes préalables à l’octroi (il s’agit habituellement de points liés aux prévisions financières dans le cadre de la préparation des demandes de subventions).
• Gérer et examiner les opérations imputées aux subventions ou aux fonds de recherche pour en évaluer le caractère raisonnable et la conformité dans le but d’assurer l’intégrité de l’information financière.
• Participer à la gestion efficace de toutes les dépenses excédentaires, à la demande des Services financiers (Recherche et fonds affectés).
• Faire parvenir au gestionnaire financier des fonds et au chercheur principal les rapprochements de fonds des périodes.

Rapports financiers :

• Évaluer les activités administratives financières générales des gestionnaires financiers des fonds et des chercheurs principaux et promouvoir les pratiques exemplaires, le cas échéant.
• Produire, sur demande, des rapports et des données à l’intention des doyens, des titulaires de chaire, des gestionnaires financiers des fonds et des chercheurs principaux afin d’appuyer la gestion des subventions de recherche sous l’autorité des équipes des services financiers.
• Surveiller la position financière consolidée des équipes des services financiers sous l’autorité desquelles leur champ de compétence est défini.
• Participer à l’examen des états financiers annuels de l’organisme (exemple : formulaire 300).

Gestion des opérations :

• Agir à titre de facilitateur/d’agent de liaison pour le compte des gestionnaires financiers des fonds et des chercheurs principaux dans le cadre des discussions avec l’administration centrale des Services financiers.
• Superviser et former le personnel de soutien de l’équipe des services financiers locale (l’équipe de soutien administratif).
• Assister aux ateliers sur les finances et aux séances d’information de McGill pour rester au courant des faits nouveaux. Contribuer également à tenir le personnel du département informé sur les changements de méthodes et de politiques.
• Trouver la cause des problèmes liés aux opérations et régler ces problèmes afin de réduire au minimum les délais de traitement.
• Assurer une formation pratique continue au personnel enseignant et aux employés de soutien quant à l’utilisation des systèmes financiers de McGill.
• Examiner et approuver d’autres documents déterminés par les superviseurs immédiats.
• Contrôler d’autres documents connexes selon les directives des superviseurs.
• Examiner et approuver les demandes de remboursement des frais afin d’assurer la conformité aux politiques applicables ainsi qu’aux procédures et lignes directrices de l’organisme.
• Assumer la liaison avec les Services financiers pour le compte des chercheurs principaux et des gestionnaires financiers de fonds en ce qui a trait aux vérifications après coup. (Exemple : remboursements de frais et cartes d’approvisionnement [Pcard])
• Effectuer des redressements comptables (transferts au livre-journal pour le partage des coûts et le recouvrement, etc.).
• Veiller à ce que les codes de comptes soient compris et appliqués correctement.
• Appuyer le bureau financier de la Faculté dans le déploiement de projets (entrepris par l’administration centrale des Services financiers et par la Faculté) afin de contribuer à l’atteinte d’une utilisation optimale des systèmes.