COOPI RCA recrute 01 Administrateur(trice) Pays

COOPI recherche: un(e) Administrateur(trice) Pays en RCA

L’Administrateur(trice) Pays est responsable de la correcte gestion administrative/financière et du caractère soutenable de la coordination pays, et des coordinations de zones, en préparant les budgets de coordination et en contrôlant la rédaction des budgets des projets. Il/Elle s’occupe du contrôle des bilans et de la correcte disposition des rapports financiers dans le respect des procédures COOPI et des bailleurs de fonds.

Il/Elle est garant pour le siège, de la justesse et de l’exhaustivité des informations.

Responsabilités

Garantir la bonne mise en œuvre des activités prévues par la coordination administrative dans le pays.

Résultats attendus

• • Régulière et efficace gestion du service financier de la coordination Pays ;
  • Correcte application des procédures administratives requise dans les projets et la coordination ;

• Un système administratif plus efficient avec un efficace support technique aux collègues et au renforcement technique ;
• Assurer qu’il n’y ait pas de pertes économique pour l’organisation.

Activités

• • Planification et contrôle du budget coordination : il/elle prépare, en collaboration avec le/la Chef/fe de Mission et vérifie périodiquement le déroulement du budget relatif aux coûts de la coordination générale et des éventuelles coordinations de zone présentes dans le pays. Il/Elle contrôle le caractère soutenable des coordinations et des bases sous la responsabilité du chef mission et vérifie la correcte attribution/répartition des coûts fixes sur les projets; il/elle contrôle s’il y a des éventuels coûts inéligibles en proposant des solutions.
  • Préparation budget et contrôle économique-financier des projets : il/elle supervise les nouveaux budgets des projets en conformité avec la planification et le caractère soutenable de la coordination pays/siège de Milan ; en collaboration avec les chefs de projet, les éventuels administrateurs de zone et le Chef de Mission, il/elle identifie périodiquement les engagements économiques et financiers pour la réalisation des activités des projets.

• • Gestion administratives des projets dont la coordination est en charge, en particulier le SAD.
  • Gestion des biens : il/elle vérifie le caractère soutenable et la correcte gestion des biens de propriété de COOPI en collaboration avec la fonction logistique pays (“CAMELOT” et inventaires). Il vérifie la correcte application des procédures de l’organisation relatives à l’achat des biens et à leur gestion.

• • Gestion financière : il/elle supervise et contrôle la gestion des liquidités (caisse et banque) et l’envoi des fonds aux projets en fonction des demandes; il/elle supervise les financements de la part des bailleurs de fonds pour la réalisation des projets (anticipations et subventions) en mettant à jour les informations qui doivent être envoyées au siège central ; en accord avec le Chef de Mission, il/elle s’active pour garantir le respect des délais pour la réception des financements; en accord avec le desk et l’Administrateur de zone du siège central, outre que le Chef de Mission propose les priorités pour l’échéancier de la présentation des rapports financiers ; il/elle assure la correcte gestion et le contrôle de la caisse de la Coordination générale et des bases/éventuelles coordinations de bases et leurs dépenses; avec le/la chef/fe mission il/elle a la responsabilité de la signature sur les comptes courants de l’organisation.

• • Monitorage économique et financier des projets : en collaboration avec les chefs de projet et/ou les administrateurs de coordination et les coordinateurs pays/zone, il/elle vérifie mensuellement la gestion économique et financière des projets : état des bilans, prospectives de dépenses, prévisions financières pour la réalisation des activités.
  • Comptes rendus et audits : il/elle finalise et contrôle les rapports financiers intermédiaires et finaux à présenter aux bailleurs de fonds, avant de les transmettre au siège central ; il/elle est responsable de la justesse des comptes rendus et s’assure du correct archivage des données de tous les projets gérés dans le pays ; il/elle est responsable de la préparation et du déroulement des audits conduits dans le pays et de l’envoi au siège central des documents relatifs aux projets qui doivent suivre un audit en Italie ; il/elle est responsable de la préparation de l’audit annuel, si celui-ci est prévu dans le pays ; il/elle garantit le fonctionnement correct des différentes bases, coordinations de zone présentes dans le pays en effectuant également des missions de vérification sur place.

• • Gestion du personnel local et administration du personnel local et expatrié : il/elle gère et supervise les administrateurs/comptables locaux qui travaillent à la Coordination ; il/elle assure la formation des administrateurs des bases /coordination des zones sous la responsabilité de la coordination pays et de tout le personnel expatrié impliqué dans le processus administratif (ex logisticiens, chefs de projet, coordinateur de zone) et contrôle périodiquement le travail effectué (de loin ou sur place) ; il/elle aide le Chef de Mission pour les standards pour la gestion du personnel local (règlement pour le personnel local) et il/elle garantit le tenue correcte de la documentation relative à l’administration du personnel. Il/Elle supervise et contrôle le travail du bureau des ressources humaines tant pour le sta ff national qu’expatrié. Il/Elle est chargé de l’évaluation du staff administratif.

• Procédures : il/elle fournit l’appui conseil aux chefs de projet et aux administrateurs de projet et de coordination et contrôle la correcte application des procédures administratives de COOPI et des bailleurs de fonds.
• Élaboration et transmission des données : il/elle produit et transmet périodiquement les informations et les données demandées par le siège de Milan en respectant les délais fixés.
• Archivage documentation administrative : il/elle assure le correct archivage de la documentation administrative du pays (niveau central et périphérique) dans le respect des procédures de l’organisation.
• Relations Institutionnelles : en collaboration avec la coordination pays, il/elle s’occupe des relations et des démarches bureaucratiques avec les organismes publics et administratifs du pays (Inspecteurs du travail, Direction Générale des Impôts, banques etc.) et avec les bureaux administratifs et financiers des délégations décentrées des bailleurs de fonds institutionnels.

Profil du Candidat

Essentiels

• • Préférable Licence ou diplôme en disciplines économiques ;
  • Expérience certifiée d’au moins quatre ans, mûrie dans le secteur économique-financière, la coordination administrative dans des organisations de coopération ;

• Bonne connaissance de la langue française (écrite/lue/parlée) ;
• Excellente connaissance Office.

Compétences transversales

• Excellentes capacités d’organisation ;
• Capacité de travailler en équipe et pour objectifs ;
• Aptitude à construire des relations positives avec les collaborateurs ;
• Capacité de travailler dans une ambiance multiculturelle, sous pression et dans des contextes sécuritaires difficiles ;
• Aptitude à l’implication au-delà de la simple tache assignée ;
• Motivation à travailler dans une organisation no gouvernementale en respectant ses principes et ses valeurs.