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Université McGill – Ressources humaines
POSTE SYNDIQUÉ COUVERT PAR L’UNITÉ D’ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste:
Coordonnateur(trice) administratif(ve) des affaires étudiantes (PED 00117, DD010A, Level 010A)
Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Responsabilités et tâches principals:
- Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d’améliorer le fonctionnement de l’unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Coordonner le processus de demande de récompenses et de bourses d’études et de recherche; Distribuer les formulaires de demande et fournir des renseignements sur les marches à suivre et les échéances; Vérifier si les dossiers des étudiants sont complets et, au besoin, assurer la liaison avec le processus des admissions.
- Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
- Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. S’assurer que les droits de scolarité et autres droits que doivent payer les étudiants sont calculés avec exactitude. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
- Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication; assurer notamment la mise à jour des pages web. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Signer certains documents.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Formation et expérience:
DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)
Quatre (4) ans d’expérience connexe
Autres compétences et/ou aptitudes:
Le candidat retenu fera preuve d’initiative et possédera d’excellentes compétences en gestion du temps ainsi que le désir de travailler dans un milieu dynamique. Souplesse certaine pour s’adapter aux changements fréquents et pour apprendre de nouvelles compétences, au besoin. Capacité manifeste d’établir et de rajuster les priorités de façon autonome. Capacité reconnue de travailler seul ou au sein d’une équipe diversifiée. Capacité manifeste de mener plusieurs tâches de front et de respecter les échéances. Aptitude manifeste à rester calme sous pression et à réagir aux situations stressantes avec tact et diplomatie. Posséder la maturité nécessaire pour assurer la confidentialité de toutes les discussions de nature délicate au cours des réunions ainsi que pour préserver le caractère privé du contenu des dossiers des étudiants et des dossiers universitaires. Orientation client et service; capacité manifeste d’interagir avec les collègues, les superviseurs, les professeurs, les étudiants et les résidents. Capacité démontrée de coordonner la communication entre les divers départements, de planifier les réunions, de distribuer les rapports et de tenir toutes les parties au courant des activités opérationnelles générales. Excellentes compétences en résolution de problèmes et capacité manifeste de recueillir et d’analyser de l’information ainsi que de déterminer et de communiquer des solutions. Excellentes compétences en communication verbale et écrite, et capacité manifeste de communiquer de façon claire et concise. Grand souci du détail et aptitudes reconnues pour la relecture et la modification de la correspondance et d’autres documents en appliquant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées, pour la rédaction de procès-verbaux de réunion exacts, pour la distribution de documentation et pour faire le suivi de toutes des mesures à prendre. Capacité manifeste de structurer et de tenir des dossiers électroniques conformément aux pratiques exemplaires. Capacité de travailler dans un environnement PC au moyen des programmes de Microsoft Office et de bases de données spécialisées, ainsi que de Minerva, d’Oracle et du programme One45. Débrouillardise et habiletés pour l’apprentissage et l’adoption de nouvelles technologies. Capacité de maintien de sites Web. Anglais parlé et écrit. Français parlé.
Numéro de référence:
20-0316/CR2233
Titre du supérieur immédiat:
Agent(e) des affaires étudiantes
Échelle salariale:
23,40 $ à 32,28 $
Faculté/Unité:
Faculté de médecine
l’Hôpital Royal Victoria
Type de poste:
Full-Time
Heures par semaine:
33.75
Informations additionnelles:
Des tests seront administrés.
Comment poser sa candidature:
Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now.
Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.
La date limite pour la soumission de votre candidature à ce poste est fixée à 17 h le 24 mars, 2020.
*Employés actuels : veuillez indiquer votre numéro d’identification de McGill dans votre candidature.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers l’Université McGill. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats que la Faculté de médecine aura sélectionnés pour une entrevue.
Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.
