Officier du protocole

Profil de l’emploi:

Le titulaire est chargé d’organiser et de fournir un soutien et une assistance logistiques aux réunions de haut niveau du Fonds OPEP et aux visiteurs du Fonds en suivant les procédures établies afin d’aider à maintenir les relations entre le Fonds OPEP et ses pays membres. Le candidat retenu s’engagera également dans une communication de haut niveau qui touche les aspects stratégiques, diplomatiques et commerciaux de l’institution.

Devoirs et responsabilités

Gestion des parties prenantes et soutien à l’engagement

• Chargé de fournir une assistance dans la coordination des relations entre le Fonds OPEP et les États membres, et de fournir un soutien technique et logistique substantiel aux réunions du Conseil ministériel et du Conseil de direction ainsi qu’à d’autres réunions et visiteurs de haut niveau du Fonds OPEP. Le titulaire sera en communication avec les ministres, le gouverneur du Fonds OPEP et les gouverneurs suppléants, les ambassadeurs, les représentants du gouvernement et d’autres représentants de haut niveau.
• Rédiger la correspondance de routine avec les ministères du gouvernement et d’autres entités de haut niveau.
• Anticiper les besoins des clients et y répondre correctement.

Aide à la coordination des réunions

• Aide à la coordination de l’organisation des cérémonies de signature des accords de prêt/don, en coopération avec les autres départements concernés.
• Aide à la coordination de l’accueil des visiteurs du Fonds, ce qui comprend la fourniture de tout élément de représentation de haut niveau pertinent (c.-à-d. cadeaux, documents).
• Organiser les réservations et les rendez-vous nécessaires liés aux réunions.

Soutien administratif et logistique

• Coordonne le soutien administratif et logistique pour les réunions de haut niveau du Fonds, y compris les dispositions pour le transport des VIP depuis et vers l’aéroport.
• Participe à toutes les activités de relations publiques et de protocole, y compris les réceptions et les événements sociaux, ainsi que les arrangements d’hébergement et de voyage pour le Directeur général, les visiteurs officiels et les participants aux réunions du Conseil ministériel et du Conseil d’administration.
• Établit et entretient un réseau établi de contacts et de partenariats entre les entités concernées de l’industrie hôtelière, en particulier les hôtels, les restaurants, les traiteurs, le personnel de l’aéroport et les lieux à Vienne.
• Traiter les visas pour le bureau du directeur général en mission dans les ambassades étrangères en Autriche.
• Effectue d’autres tâches assignées par le superviseur, liées à la fonction du poste.

Documentation

• Tenir à jour les listes des ministres et hauts fonctionnaires du pays hôte, des ambassadeurs en poste dans le pays hôte, des membres du Conseil ministériel, des membres et membres suppléants du Conseil de direction, des ministres et hauts fonctionnaires des pays partenaires du Fonds OPEP.
• Maintient une liste de contacts et de partenaires pertinents dans l’industrie hôtelière, en particulier les hôtels, restaurants, traiteurs, lieux à Vienne.

Diplômes et expérience

• Diplôme universitaire en sociologie/psychologie/sciences sociales/autres disciplines pertinentes Relations publiques ou/et administration des affaires
• Minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente, avec de préférence 2-3 ans dans une institution internationale.
• Maîtrise des applications Microsoft telles que Word et Excel.
• Expérience de communication avec des VIP, de préférence en anglais et en arabe
• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais. Une bonne connaissance pratique de l’arabe, du français, de l’allemand ou de l’espagnol est un atout supplémentaire.

Compétences

• Connaissance du protocole dans une organisation gouvernementale ou internationale, y compris une expérience de travail avec le gouvernement hôte ;
• Conscience des subtilités et particularités des procédures protocolaires internationales appropriées ;
• Identifie les activités et les affectations prioritaires ; ajuste les priorités au besoin;
• Démontrer des connaissances corporatives et un bon jugement;
• Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification ;
• Surveille et ajuste les plans et les actions au besoin ;
• Engagement envers l’excellence, avec une éthique de travail exceptionnelle, de solides compétences organisationnelles et une attitude dynamique;
• Développement personnel et prise d’initiative;
• Consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’atteinte des résultats ;
• Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel international, avec sensibilité et respect de la diversité.