Assistante Achats

Profil de l’emploi:

Sous la supervision directe du directeur de l’unité des services administratifs et sous la direction quotidienne du chef de la fonction d’approvisionnement, le titulaire soutiendra l’exécution de services et de processus d’approvisionnement transparents et efficaces conformes aux procédures et directives du Fonds OPEP. L’assistant aux achats travaillera également en collaboration avec d’autres membres du personnel des achats pour fournir avec succès des services d’achat efficaces.

Devoirs et responsabilités

Processus

• Examine les demandes d’achat et obtient des informations et/ou des documents supplémentaires au besoin.
• Prépare et traite les bons de commande pour les fournitures et assure leur approvisionnement en temps opportun et efficace.

Revue des performances des fournisseurs

• Aider à surveiller la performance des fournisseurs en ce qui concerne la qualité et la livraison en temps opportun des biens, des services et des travaux, ainsi qu’à mettre à jour la liste des fournisseurs.
• Maintient des communications proactives avec les fournisseurs de biens, de services et de travaux pour assurer une qualité de service continue et les spécifications des produits.
• Maintient un registre des fournisseurs préqualifiés.

Préparation des documents

• Soutient le fonctionnement des comités d’évaluation du Fonds OPEP.
• Prépare les projets de documents d’appel d’offres (par exemple, les appels d’offres, les demandes de propositions et les demandes de devis) en fonction de la nature des exigences et du coût de l’approvisionnement concerné.
• Assiste les unités d’affaires dans la préparation des spécifications, des termes de référence et de la portée des travaux.
• Maintient la base de données et les fichiers internes pertinents, garde une trace de tous les accords contractuels et informe les responsables de la gestion des contrats et les utilisateurs finaux respectifs des droits et obligations contractuels, surveille les délais en prenant les mesures appropriées et opportunes pour assurer une livraison en temps opportun.
• Maintient, sauvegarde et archive les dossiers du processus de passation des marchés.
• Tient à jour un inventaire de tous les équipements du Fonds OPEP.
• Exécute d’autres tâches requises par le superviseur.

Collecte et analyse des données

• Produit des rapports précis pour les autres en collectant des données à partir d’une variété de sources standard et en les saisissant dans des formats standard.
• Prépare des projets de rapports trimestriels et annuels détaillés sur les activités d’approvisionnement.
• Participe à la réalisation d’études de marché et d’études de marché.
• Maintient et met à jour le catalogue de biens et services.

Diplômes et expérience

• Diplôme universitaire en affaires ou en administration publique, en économie ou dans d’autres sciences sociales. Une qualification professionnelle (totale ou partielle), telle que CIPS sera un atout supplémentaire.
• Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente en approvisionnement.
• Expérience de travail dans une organisation internationale.
• Capacités de recherche quantitative et qualitative.

Compétences

• Expérience avérée dans l’achat de biens, de services et de travaux, ainsi que dans les accords contractuels et les concepts de gestion de données internes.
• Capacité à trouver, évaluer et engager des fournisseurs de biens, de services et de travaux.
• Maîtrise des modules Word, Excel et Power Point et SAP Materials Management.
• Des normes très élevées d’intégrité, de discrétion et de loyauté envers l’organisation sont essentielles.
• Anglais courant. Une bonne connaissance pratique de la langue allemande est un atout supplémentaire.
• Travaille en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l’organisation.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel international, avec sensibilité et respect de la diversité.