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Université McGill – Ressources humaines
POSTE SYNDIQUÉ COUVERT PAR L’UNITÉ D’ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste:
Coordonnateur(trice) administratif(ve) (PED 00034, DD009J, Level 009J)
Sommaire du poste:
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Responsabilités et tâches principals:
- Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
- Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
- Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
- Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
- Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
- Parcourir et trier le courrier. Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux questions dans sa sphère de responsabilité. Prendre note des mesures qui s’imposent et assurer un suivi.
- Coordonner l’organisation d’événements comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.
Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.
Formation et expérience:
DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)
Quatre (4) ans d’expérience connexe
Autres compétences et/ou aptitudes:
Expérience confirmée de travail dans un bureau de direction. Capacité manifeste d’établir les priorités, de mener plusieurs tâches de front et de respecter les échéances serrées. Orientation client et habileté éprouvée à communiquer de façon claire et efficace avec une clientèle variée dans un environnement axé sur la clientèle, en adoptant un ton et une attitude professionnels dans toutes les communications orales et écrites. Capacité manifeste de rédiger des lettres et d’autres types de textes, de même que de relire et de corriger des documents en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées. Aptitude manifeste à apporter son soutien à diverses activités administratives telles que l’organisation d’événements et la production de rapports. Minutie dans la consignation des mesures de suivi concernant les dossiers en cours. Solides compétences en informatique (environnement d’ordinateurs personnels) dans MS Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat et Outlook. Excellente aptitude à la communication orale et écrite en anglais et en français.
Numéro de référence:
20-0231/CR0268
Titre du supérieur immédiat:
Adjoint(e) administratif(ve)
Échelle salariale:
23,17 $ à 31,97 $
Faculté/Unité:
Faculté de médecine
École des sciences infirmières Ingram
Type de poste:
Full-Time
Heures par semaine:
33.75
Informations additionnelles:
Des tests peuvent être administrés.
Comment poser sa candidature:
Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now.
Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.
La date limite pour la soumission de votre candidature à ce poste est fixée à 17 h le 24 mars, 2020.
*Employés actuels : veuillez indiquer votre numéro d’identification de McGill dans votre candidature.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt envers l’Université McGill. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les candidats que la Faculté de médecine aura sélectionnés pour une entrevue.
Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine
