Coordonnateur(trice) administratif(ve) principal(e) (CR1635)

• Superviser les activités quotidiennes de l’unité ou du département. Fixer les priorités et établir le calendrier des projets. Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, de procédures et de méthodes de travail. Formuler des changements de procédure en vue d’accroître l’efficacité de l’unité, y compris des recommandations quant aux besoins en personnel. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
• S’assurer que toutes les normes sont respectées et que les procédures sont suivies; organiser, répartir et vérifier le travail d’une petite équipe et participer à la formation de celle-ci.
• Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
• Agir en tant qu’expert des procédures et du traitement spécialisé et contribuer à la restructuration des systèmes ou des processus.
• Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et d’autres documents courts de nature complexe. Formater des documents, en vérifier l’exactitude et en corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
• Préparer les fichiers, y joindre les documents connexes appropriés et chercher des renseignements, au besoin. Répondre aux demandes dans sa sphère de responsabilité. Noter les mesures à prendre et assurer un suivi.
• Planifier les réunions spéciales, communiquer avec les participants, préparer les documents pertinents et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l’ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
• Coordonner l’organisation de grands événements complexes comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.