Directeur exécutif adjoint – Programme militaire de recherche sur le VIH – Mbeya, Tanzanie

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HJF est à la recherche d’un directeur exécutif adjoint pour superviser les opérations du programme militaire de recherche sur le VIH (MHRP) à Mbeya, en Tanzanie. HJF fournit des services de soutien scientifique, technique et programmatique au MHRP.

Sous la supervision du directeur exécutif, le titulaire soutiendra directement la haute direction pour s’assurer que toutes les responsabilités du programme sont respectées conformément aux exigences locales, du programme, contractuelles et internationales. Le poste assure la conformité, les contrôles internes, la transparence, la livraison opérationnelle et l’exactitude.

Responsabilités:

1. Agir en tant que directeur exécutif en cas d’absence.
2. En collaboration avec le directeur exécutif, développer des partenariats solides avec le gouvernement de la Tanzanie, les ONG partenaires de la société civile et d’autres parties prenantes clés pour mener à bien toutes les stratégies et activités administratives, opérationnelles et programmatiques.
3. Superviser les opérations du programme en consultation avec les personnes concernées et conformément aux exigences des donateurs, s’assurer que les objectifs sont atteints dans les délais et les budgets requis. Le cas échéant, assurez-vous que les actions préventives et correctives sont mises en œuvre à temps et régulièrement.
4. Assurer la mise en œuvre rapide et efficace des activités, l’examen des données d’indicateurs pour le suivi et l’évaluation du programme et la communication précise de ces informations à la fois à l’équipe WRAIR dans le pays et au siège du MHRP.
5. Faciliter les communications transversales avec les équipes civiles et militaires mettant en œuvre et soutenant les activités du programme.
6. Soutenir les chefs de département dans tous les aspects de la gestion financière / comptable, administrative, des ressources humaines et de la logistique, en garantissant la connaissance et le respect des systèmes opérationnels, des exigences des donateurs, de la stratégie du programme de pays et de toutes les lois / réglementations applicables des États-Unis et du GoT.
7. Préparer et superviser la mise en œuvre / application des politiques, procédures et directives, le cas échéant et avec le personnel concerné du programme et du ministère de l’Intérieur, afin d’améliorer le bon fonctionnement des programmes grâce à des procédures normalisées et à des contrôles améliorés.
8. Travailler en étroite collaboration avec la haute direction, élaborer et gérer un plan d’activités complet pour le programme, y compris des analyses des besoins en ressources, couvrant les délais des propositions de projet.
9. Représenter HJFMRI-Tanzanie lors de réunions nationales et locales pertinentes avec des représentants du gouvernement, des entrepreneurs, d’autres ONG, etc., faisant rapport, le cas échéant, au personnel, WRAIR / DAR et HO.
10. Superviser la gestion du budget du projet et le processus de dépenses en collaboration avec les titulaires de budget et le personnel des SH, en veillant à ce que les budgets soient dépensés conformément aux propositions et réglementations des donateurs.
11. Surveiller les cibles et les budgets des domaines de programme pour faire rapport au directeur exécutif sur une base régulière, en mettant en évidence les domaines d’intervention en temps opportun.
12. Veiller à ce que les politiques nationales, les directives, les manuels de formation, les outils d’enregistrement et de rapport et les informations relatives au programme soient mis à jour, maintenus, partagés et accessibles.
13. Gérer le personnel désigné, y compris la supervision directe et le développement professionnel.
14. Tenir des réunions d’équipe régulières et, grâce à un style de leadership consultatif et à une structure de communication transparente, honnête et solidaire, développer et construire une équipe efficace pour réussir la mise en œuvre des opérations du programme.
15. Coordonner l’élaboration de plans de travail qui intègrent la vision / les buts, les objectifs, les activités, les délais, les responsabilités (du membre de l’équipe) et les indications de surveillance.
16. Identifier les besoins de formation et favoriser un environnement d’équipe productif.
17. Superviser la préparation des documents de financement et des rapports écrits connexes à soumettre au MHRP et au WRAIR, le cas échéant et en temps opportun.
18. Superviser et diriger directement le contrôleur et l’équipe pour répondre aux livrables au cours de divers cycles financiers, y compris la clôture mensuelle, les révisions trimestrielles, les prévisions cycliques et autres demandes ad hoc.
19. En collaboration avec le directeur exécutif et le contrôleur, travailler en étroite collaboration avec le MHRP pour s’assurer que l’impact financier des diverses décisions commerciales est compris, aligné et communiqué.
20. Protégez les actifs en établissant, en surveillant et en appliquant des contrôles internes.
21. Veiller à ce que l’équipe des finances reçoive les conseils techniques et l’assistance dans les domaines de la comptabilité, de la budgétisation et de la planification financière.
22. Assurer la conformité programmatique et opérationnelle avec les règles et règlements des subventions, les politiques HJF, ainsi que les lois américaines et tanzaniennes.
23. Superviser directement le directeur des opérations et superviser l’administration et la gestion des fonctions d’approvisionnement, des RH, des finances / comptabilité, de la gestion des contrats et des partenariats, des TI et de l’administration.
24. Sous la supervision du directeur exécutif, élaborer des stratégies pour résoudre les problèmes programmatiques et opérationnels afin d’atteindre avec succès les objectifs fixés.
25. Démontrer un effort continu pour améliorer les opérations, réduire les délais d’exécution, rationaliser les processus de travail et travailler en collaboration pour fournir un service client de la plus haute qualité.
26. Fournir une assistance collaborative à d’autres membres du personnel du programme et à des chercheurs qui ont besoin de l’expertise du titulaire.
27. Maintenir un environnement de travail sûr avec une formation appropriée des autres personnels.
28. Soutenez un environnement d’équipe productif.
29. Effectuez d’autres tâches assignées.

Connaissances, compétences et capacités requises:

• Aptitude avérée à résoudre des problèmes techniques complexes en temps opportun et avec succès.
• Une connaissance des FAR et des autres procédures financières américaines est préférable.
• Une polyvalence et une intégrité solides, ainsi que des compétences en leadership et en prise de décision.
• Capacité à influencer dans des équipes ayant des responsabilités mais pas l’autorité ultime.
• Capacité à travailler efficacement de façon indépendante et en équipe.

Éducation minimale: Baccalauréat requis. Maîtrise en santé publique, en administration des affaires ou dans un domaine connexe préféré.

Expérience minimale / exigences de formation: 6-8 ans ou expérience de travail pertinente. Expérience professionnelle minimale de trois ans à l’étranger de préférence. Au moins 5 ans d’expérience en gestion directe et en supervision.

Capacités physiques: le titulaire sera basé à Mbeya, en Tanzanie, et se rendra aux bureaux extérieurs de Dar es Salaam et de Tanzanie, au besoin.

Responsabilités de supervision: Le titulaire travaillera sous la supervision du directeur exécutif, HJFMRI Tanzanie.

Environnement de travail: environnement de bureau / terrain; peut nécessiter du travail le soir et le week-end. Le titulaire devra se rendre régulièrement sur le terrain en Tanzanie.

L’emploi avec HJF est subordonné à la réussite d’une vérification des antécédents, qui peut inclure, mais sans s’y limiter, la prise de contact avec vos références professionnelles, la vérification de l’emploi précédent, les adresses, l’éducation et les informations d’identification, une vérification des antécédents criminels, le dépistage des drogues et un vérification du service des véhicules automobiles (DMV).  

HJF est un employeur garantissant l’égalité des chances et l’action positive. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi sans égard à la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’origine nationale, le handicap ou le statut de vétéran protégé.

Toute qualification devant être considérée comme équivalente, au lieu du minimum requis, nécessite l’approbation préalable du directeur des ressources humaines.