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SOLIDARITES INTERNATIONAL (SI) est une association d’aide humanitaire internationale qui, depuis plus de 38 ans, porte secours aux populations victimes de conflits armés et de catastrophes naturelles en répondant aux besoins vitaux, boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagée dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, SI met en œuvre par ses interventions une expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable, l’assainissement et la promotion de l’hygiène mais également dans celui, essentiel, de la sécurité alimentaire et moyen d’existence. Présentes dans une vingtaine de pays environ, les équipes de SI – 2000 personnes au total composées d’expatriés, de staffs nationaux, de permanents au siège, de quelques bénévoles…- interviennent avec professionnalisme et engagement dans le respect des cultures.
Au sein du département Logistique et sous l’autorité du/de la Chargé/e des Services Généraux, le/la Chargé/e d’accueil est le premier contact vis-à-vis de l’extérieur, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique des personnes, la gestion du courrier, des dons et des coursiers.
DESCRIPTIF DU POSTE
GESTION DES APPELS
-
- Assure l’accueil téléphonique
- Réception des appels, analyse de leur teneur, gestion des attentes
- Recherche d’information pour répondre aux questions générales
- Transfert des appels aux personnes concernées ou mise en attente
- Filtre les appels notamment ceux pour les Ressources Humaines et le Directeur Général
- Prise et transmission des messages
- Réception des demandes des donateurs et transmission de l’information au service Relation donateurs
ACCUEIL PHYSIQUE DES PERSONNES
- Accueil des visiteurs, fournisseurs, transporteurs, expatriés, candidats à un poste et autres personnes extérieures à la structure.
- Orientation des personnes externes vers les personnes ou espaces dédiées
- Tenue de l’espace d’accueil
GESTION DU COURRIER
- Réception, tri et répartition du courrier et des fax
- Affranchissement du courrier et préparation des recommandés nationaux et internationaux
- Gestion du stock de timbres
- Gestion de la machine à affranchir : assurer l’entretien et la commande de pièces à changer
GESTION DES COURSIERS
- Gestion des courses aux ambassades et consulats en lien avec les chargées de voyage : assurer la planification, l’envoi et le retour des plis
- Gestion des courses pour les plis particuliers
- Assure le suivi des courses
GESTION DES DONS
- Réception des dons quotidiens
- Prépare l’envoi hebdomadaire des dons selon les procédures en lien avec le service Collecte de fonds.
SUPPORT AUX SERVICES GÉNÉRAUX
- Affiche le planning quotidien des salles de réunion
- Assure les commandes de catering pour les réunions de gouvernance en lien avec la chargée des services généraux
- Gère le stock de fournitures de bureau et papeterie : assure l’inventaire, le suivi et la distribution aux usagers.
- Petite gestion quotidienne à répartir avec le/la chargé/e des services généraux : sortie des poubelles, nettoyage de la machine à café, lancement du lave-vaisselle.
- Support aux services généraux en cas d’augmentation temporaire du volume d’activités du/de la chargé/e des Services Généraux
- Assure la gestion quotidienne des services généraux en cas d’absence du/de la chargé/e des Services Généraux
POSITION DU POSTE DANS L’ORGANIGRAMME (relations hiérarchiques et fonctionnelles)
- Poste situé au sein du Département Logistique de l’association
- Sous l’autorité du/de la chargée des Services Généraux
VOTRE PROFIL
- Au moins un an d’expérience sur un poste similaire
- Sens de la communication, excellente présentation, sens du service, courtoisie
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Autonomie, rigueur et organisation
- Maîtrise de l’anglais oral
SI VOUS OFFRIRA LES CONDITIONS SUIVANTES
DATE DE PRISE DE FONCTION
- ASAP
CONDITIONS
- Salarié CDI, Basé à Clichy la Garenne (92)
- Salaire : (2 échelons) 2 064€ ou 2 150€ selon la grille salariale en vigueur
- Mutuelle (80%), Tickets Restaurants (60%) prise en charge par l’association
COMMENT POSTULER
Vous reconnaissez-vous dans cette description ?
Si oui, envoyez-nous votre CV et Lettre de Motivation à Adèle Chagah à l’adresse suivante: achagah@solidarites.org
Les candidatures contenant uniquement les CV ne seront pas considérées.
Solidarités International se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.
Et pour mieux connaître Solidarités International: www.solidarites.org
