Assistant(e) administratif(ve) et commercial(e) – Agent de droit local

Institut Français d’Archéologie Orientale du Caire.

Pôle Éditorial.

Type de contrat: CDD annuel de droit égyptien, renouvelable;

Date d’embauche: 15 mars 2020;

Horaires du bureau: de 8h à 16h (une heure de pause méridienne incluse, avec disponibilité à travailler au delà des horaires et pendant les jours fériés et les week-end;

Assurance sociale, mutuelle et primes collectives;

30 jours de congés payés (congés obligatoires inclus, du 1er au 31 août);

Salaire versé sur 13 mois.

L’assistant-e adminstratif-ve commercial-e exécute des tâches en rapport avec l’imprimerie et plus généralement avec le Pôle éditorial. Sous la responsabilité du chef de service, il-elle assure le suivi administratif et comptable du Pôle. Sous la responsabilité de l’adjointe en charge de l’imprimerie, il-elle accueille les clients et assure le suivi des commandes et des facturations.

Accueil des clients, suivi des commandes et des facturations :

– Accueille les clients, présente le catalogue et les réalisations pouvant être effectuées par l’imprimerie.

– À l’aide du logiciel, propose les tarifications au responsable du Pôle éditorial, prépare les devis et les transmet aux clients.

– Tout au long de la chaîne de production, l’assistant-e administratif-ve et commercial-e fait le lien entre le service de production et le client (transmission du BAT et suivi des corrections).

– S’assure du respect des délais de fabrication et du planning convenu avec le client. Il-Elle établit la facture, réalise l’encaissement dans la régie de recettes et transmet les informations au service comptable.

– Établit un rapport mensuel du chiffre d’affaire réalisé.

– Tient à jour le fichier clients (300 environ).

Suivi administratif du Pôle éditorial :

– Établit différents bilans et tableaux de suivi : bilan des ventes de papeterie, bilan des bordereaux de la PAO, suivi des dépenses.

– Grâce aux outils de suivi et au logiciel du Pôle, il-elle prépare le comité d’édition, collecte les informations et transmet au responsable du Pôle les coûts de production des projets présentés en comité, des rééditions et des réimpressions.

– Prépare les envois des nouveautés aux services gouvernementaux concernés. L’assistant-e administratif-ve et commercial-e est en lien avec le service diffusion pour la livraison des ouvrages de l’Ifao.

– Édite et vérifie avec les agents les états d’absence et de présence et les états d’heures supplémentaires.

– Établit les différents bilans d’activité qui sont transmis au responsable du Pôle.

– Contacte des prestataires et fournisseurs extérieurs, demande les devis et assure le lien entre le prestataire. et le responsable du Pôle ou le responsable de l’imprimerie.

– Archive les différents dossiers du Pôle y compris les BAT de la PAO.

Suivi comptable du Pôle éditorial :

– L’assistant-e administratif-ve et commercial-e vient en appui du service Finances pour le suivi des paiements et procède à certaines relances clients quand c’est nécessaire.

– Sur la base des informations transmises par l’adjoint en charge de l’imprimerie, il-elle établira à terme les tableaux de régie (recettes et dépenses) à transmettre au service comptable.

– Maîtrise des langues de travail : français, anglais et arabe (niveau C1-C2 pour les trois langues) ;

– Très bonne maîtrise en informatiques bureautiques (Word, Excel et logiciel de travail) ;

– Capacité à organiser le temps de travail et respecter les délais des clients ;

– Faire preuve de souplesse, d’adaptation, de ponctualité et de résistance au stress ;

– Avoir une bonne communication avec ses interlocuteurs et des compétences relationnelles avec les clients.

Pour faire acte de candidature, merci d’envoyer par voie électronique un curriculum vitae détaillé et une lettre de motivation au plus tard le lundi 2 mars 2020 à l’adresse suivante:rh@ifao.egnet.net en mentionnant en objet l’intitulé du poste.