Responsable du service Scolarités (F/H)

1/ Management du pôle « Scolarités »
– Assurer le management d’une équipe de gestionnaires des scolarités (toutes formations, hors programme doctoral et formation continue)
– Proposer des évolutions de l’organisation et du fonctionnement du service (procédures, outils, …) en étant à l’écoute des collaborateurs
– Aider à définir les priorités et les domaines d’action
– Proposer et assurer la mise en application des procédures de travail adaptées à l’évolution des activités selon les décisions des instances

2/ Coordination et gestion des « Scolarités »
– S’assurer de la mise à jour des fiches programmes, en interaction avec les coordonnateurs de cours et/ou programmes
– Assurer la création des codes des nouveaux cours dans le Système d’Information (SI) étudiants en cohérence avec la nomenclature
– Etre force de proposition pour l’évolution des programmes et de la digitalisation des processus, s’assurer de la mise en application après validations par les instances compétentes
– Participer à l’élaboration du calendrier scolaire, livrets des études, règlement intérieur …
– S’assurer de la bonne gestion des scolarités et de la mise en place administrative des règles nécessaires au fonctionnement de chaque programme en conformité avec les différents règlements et textes en vigueur
– S’assurer de la conception et réalisation des plannings de cours dans les délais impartis
– Assurer la gestion des « classes spécifiques » (« Volontariat/Entreprenariat/Formation », Suspension de scolarité, Année de césure Internationale,…)
– Garantir le bon déroulement des contrôles de connaissances
– Coordonner la préparation des jurys des études, en lien avec les Directeurs des programmes : collecte des notes, vérification, s’assurer du suivi des décisions
– S’assurer de l’organisation matérielle des rentrées scolaires et accueil des étudiants : inscriptions pédagogiques des étudiants
– S’assurer et contrôler les pré-requis pour la préparation des diplômes (relances, rattrapages…), s’assurer de la préparation de la remise des diplômes dans les délais impartis (vérification d’identités, supplément aux diplômes, relevés des notes, liste des diplômés,…)

3/ Accompagnement des Etudiants, des Enseignants et des personnels administratifs
– Assurer la communication du service avec les étudiants et enseignants, de toutes informations nécessaires, en particulier les décisions des Directeurs de programme et des Jurys des études
– Accompagner, conseiller dans l’organisation et le déroulement des scolarités
– Collaborer étroitement avec les différents services internes de l’école
– Prendre l’initiative du contact avec les élèves ayant des difficultés scolaires

4/ Production et analyse d’indicateurs
– Assurer la production, l’analyse et mise à jour d’indicateurs sur les formations et étudiants
– Contribuer aux processus d’accréditations de l’Ecole

5/ Contribution à la maitrise d’ouvrage du Système d’Information (SI) Etudiant et gestion des données
– Interagir avec la Direction Information et Système d’information de l’école (DISI) pour la mise à jour et évolution des schémas de cours dans le SI Etudiant, en conformité avec les décisions prises dans les instances internes (comité académique, comité d’enseignement…)
– Proposer des évolutions des applications existantes
– Veiller à la gestion et aux mises à jour des documents « Moodle », Intranet …
– Assurer le suivi et mise en œuvre des applications de gestion des scolarités : gestion des notes, des évaluations de formations et des choix en ligne

Divers
– Participation active et force de proposition sur différents projets du service AIS
– Peut être amenée à représenter la Responsable du service dans des manifestations, événements, en interne et/ou externe
– Assurer la vérification d’attribution des diplômes suite aux demandes extérieures (cabinets de recrutements,…)

FORMATION ET COMPETENCES