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Date limite de candidature: 29 février 2020
Lieu: Bruxelles
L’ETUI a été fondée pour mener des recherches et fournir un soutien scientifique, éducatif et technique à la Confédération européenne des syndicats (CES) et à ses affiliés. En d’autres termes, sa tâche globale est de contribuer au développement de l’Europe sociale et du dialogue social.
Sous la supervision du directeur du département Recherche et du chef d’unité, vous serez responsable de la coordination des tâches administratives et logistiques, notamment:
- Assurer l’organisation et la coordination de séminaires, conférences, réunions et événements (de A à Z)
- Préparation et envoi de l’invitation aux participants ainsi que tous les documents nécessaires à l’événement
- Organisation et réservation d’événements (transport et hébergement des participants, lieu, repas, interprétation, etc.)
- Négociation avec les fournisseurs et préparation des contrats et des offres, en tenant compte des règles fixées par la Commission européenne et du règlement intérieur
- Assister aux réunions de projet le cas échéant, etc.
- Appui administratif au département
- Entreprendre l’administration générale, y compris le traitement de texte, la correspondance, la photocopie, l’envoi de lettres, les contrats, les envois postaux, les rapports et les documents
- Maintenir à jour le système de classement du bureau et archiver dans la base de données
- Apporter une contribution à la base de données CRM
- Collecter et fournir régulièrement des informations sur le projet à l’équipe du personnel
- Assurer le suivi financier des projets / activités
- Soutenir l’agent de projet, y compris la préparation des documents et le suivi des délais et des livrables
- Maintenir à jour les informations sur les projets et le suivi des projets (listes des participants, formulaires de remboursement, dépenses, contrats, factures, bons de commande, etc.)
- Maîtrise du budget du projet en termes de dépenses selon le plan de travail (réception et contrôle des factures, demandes de remboursement etc.)
- Exécuter d’autres tâches que le superviseur peut demander / juger nécessaires
Qualifications et compétences:
Nous recherchons un assistant dynamique, fiable, bien organisé avec un bon esprit d’équipe et d’excellentes compétences de planification et de coordination. Il / elle doit être capable de s’adapter à plusieurs tâches et de prioriser le travail. Elle doit être proactive, flexible et capable d’organiser le travail de manière indépendante avec un fort sens des responsabilités et une attention aux détails.
Une attitude positive, de très bonnes compétences en rédaction et en communication, de solides compétences interpersonnelles, une capacité à travailler dans un environnement multiculturel sont également essentielles ainsi qu’une bonne connaissance des outils ITC (Excel, Outlook, SharePoint et Word).
Le candidat doit avoir au moins trois ans d’expérience en secrétariat et en administration ou dans des tâches connexes, une expérience dans une organisation à but non lucratif serait un atout. Une excellente connaissance de l’anglais et du français (langues de travail) est indispensable, une connaissance de l’allemand serait un atout.
Seuls les candidats retenus seront informés et invités à l’entretien, qui aura lieu fin mars 2020.
Conditions d’emploi
L’ETUI propose un contrat à temps plein permanent dans un environnement de travail stimulant et dynamique, combinant d’excellentes normes académiques avec des contacts étroits avec les décideurs européens. Pour plus d’informations, visitez: http://www.etui.org. L’ETUI offre de bonnes conditions de travail avec un salaire compétitif et un ensemble attractif d’avantages sociaux.
Les candidatures et pièces justificatives (CV, courte lettre de motivation, preuves de diplômes, etc.) doivent être envoyées avant le 29 février 2020 à:
vacancy1@etui.org
Ou par courrier à:
A l’attention de Sophie Kasiers
ETUI
Boulevard du Roi Albert II, 5
1210 Bruxelles
Belgique
