Sénégal TOSTAN recrute 01 Responsable des Opérations

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Supérieur hiérarchique direct : Chief Financial and Operations Officer (CFOO)

Mission

• • Responsable de toutes les fonctions de la gestion logistique, administrative et de l’approvisionnement, de toutes les politiques et procédures liées à la gestion logistique, administrative et de l’approvisionnement.
  • Examiner les données financières et les utiliser pour améliorer leur rentabilité. Effectuer des contrôles de qualité et surveiller les KPIs (Key Performance Indicators ou indicateurs clés de performance) des agents supervisés. Il doit trouver des moyens d’améliorer la qualité du  service rendu par le département des Opérations au niveau du bureau international, responsable du recrutement des prestataires, la planification annuel des recrutements, du développement et de la supervision du personnel du département de la logistique.

• • Fournit un appui technique aux Responsables Administratifs et Financiers, au Responsable de la Logistique à Tostan Sénégal.
  • Organise et  optimise les activités  de la logistique à Tostan International, y  compris toutes les visites externes (venant de l’étranger) en collaboration avec les Coordinations Nationales concernées.

• Veille à l’entretien du matériel, à l’hygiène et à la sécurité du Bureau de Tostan International.

Responsabilités

Technique

• • Répartir les ressources liées  à la logistique (humaines, techniques et matérielles) ;
  • Contribuer  à mettre en  place des supports (protocoles/et  ou procédures) pour les demandes des services, en collaboration avec les autres départements concernés, et participer à leur vulgarisation ;

• Enregistrer et traiter les dysfonctionnements liés à la demande et à la réalisation de toute prestation logistique ;
• Contrôler la réalisation des activités et assurer le suivi.

Gestion

Gestion et Procédures :

• • Organiser les activités de la  logistique et de l’approvisionnement pour le Bureau international de Dakar ;
  • Mettre en place des systèmes d’information pour le suivi de toute activité logistique pour tous les concernés dans le processus, notamment le personnel de soutien du bureau ;

• S’assurer que le département logistique est à l’abri de la fraude ou toute autre tactique pouvant être jugée frauduleuse et pouvant nuire l’image de l’organisation ;
• S’assurer  de la mise  en œuvre des  politiques liées  à l’administration  et au département de  la logistique.

Approvisionnement, entreposage et distribution :

• Coordonner la réception et la sortie du matériel et des fournitures du stock ;
• assurer un inventaire clair et concis chaque mois ;
• Coordonner les besoins d’emmagasinage à court et  long terme en accord avec le volume des besoins déterminés par les Départements ;
• s’approvisionner en utilisant les nouvelles technologies,
• assurer  une gestion  efficace et transparente  du département Logistique (demande  de cotation, réquisitions, Bon de Commande, factures pro forma, appels d’offres, etc…) ;
• S’assurer que les contrats sont  bien négociés, s’alignent avec les politiques de Tostan et sont bien présentés dans le format convenu pour leur validation ;
• S’assurer  que le paiement  de toutes les marchandises  et services rendus est fait  à temps, en coordination avec le Gestionnaire de Budget et le département des Finances ;
• Coordonner toutes les activités logistiques et d’approvisionnement avec les autres départements du Bureau International et à travers les autres bureaux de Tostan ;
•  Assurer    une utilisation efficiente des  ressources des bureaux et des  véhicules, et d’autres des équipements ;
• S’assurer  que les Fournitures  et Matériels de Tostan  soient bien inventoriés, selon  la politique financière et logistique de Tostan ;
• s’assurer que les exigences des bailleurs de fonds soient respectées en la matière ;
• Maintenir un système de traçage des matériels et le mettre à jour comme il se doit ;
• Collaborer avec le département des  finances et le responsable du budget, les matériels à disposer selon les politiques de Tostan, et selon les exigences contractuelles du bailleur.

Gestion du Parc Automobile :

• Coordonner  la gestion du  parc automobile en  s’assurant que les véhicules  sont maintenus en condition optimale et sont utilisés économiquement (en particulier la consommation de carburant) ;
• Maintenir  une vue d’ensemble  des besoins d’entretien  des véhicules, et des fournisseurs  qualifiés pour rendre ces services, etc ;
• Etablir et maintenir des procédures adéquates pour assurer la qualité de ces services.

Gestion du Personnel

• Gérer l’équipe logistique à Tostan International ;
• S’assurer  que chaque  agent supervisé  ait des objectifs  et une description des  tâches clairement définis ;
• Effectuer à temps l’évaluation des performances des agents supervisés ;
• Contribuer  au recrutement  et à la formation  du personnel de la logistique,  y compris le suivi et planning des congés et des absences.
• Gestion du Bureau International et Appui aux autres Coordinations Nationales
• Être  le gestionnaire  du Bureau international  au quotidien en s’assurant  que les collègues ont le matériel nécessaire pour la mise en œuvre de leurs activités ;
• Être responsable de tout autre besoin en appui logistique qui peut survenir du bureau international, des autres Coordinations et le TTC.

Compétences clés et critères de slection

Le Responsable des Opérations aura ces différentes compétences :

• Capacité d’élaborer, de mettre en œuvre et d’examiner des politiques et des procédures ;
• Capacité de superviser la budgétisation, la production de rapports, la planification et la vérification ;
• Compréhension des documents juridiques et réglementaires nécessaires ;
• Capacité de résoudre les problèmes et de saisir les occasions qui se présentent à l’entreprise ;
• Capacité à nouer des alliances et des partenariats avec d’autres organisations.

Niveau requis

Minimum BAC + 4 ; Diplômé(e) en Management des Opérations, ou en Approvisionnement, ou dans un domaine connexe

Expérience

• Expérience de 5 ans au minimum en gestion des opérations et en supervision d’une équipe ;
• Compréhension de la gestion financière et de la budgétisation ;
• Capacité  d’établir un  consensus et des  relations entre les  gestionnaires, les partenaires  et les employés ;
• Une forte réactivité, afin de prendre les bonnes décisions en cas de problème, quel qu’il soit
• Excellentes aptitudes à la communication aussi bien écrite qu’orale ; et une bonne compréhension de la gestion financière.

Compétences linguistiques

Français (courant), Anglais (courant), Wolof (courant),

Comment postuler ?

Envoyez votre CV et votre lettre de motivation par e-mail à hr@tostan.org.

Merci  de préciser  « Responsable  des Opérations »  dans l’objet de l’e-mail.  Veuillez noter que les candidatures dont les  consignes ou dossiers sont incomplets ne seront pas prises en compte.